第一問：如何找到Email地址？
第一個實際的問題，開發(fā)客戶的郵件地址從哪里來？
B2B 平臺是利用率最高的途徑。通常付費用戶可以查詢企業(yè)的聯(lián)系信息, 雖然看不到這些企業(yè)的Email地址，卻大多帶有網址，通過一些采集軟件，企業(yè)可以采集網址上面的Email地址。
Jigsaw.com、linkedin.com、spoke.com、zoominfo.com、netprospex.com、hoovers.com等網站上有各個行業(yè)，各種職位人員的聯(lián)系方式和簡單介紹。但其中有些需要付費才能查閱更詳細的資料。想要免費的獲取，也有些技巧。舉一個例子，在搜索引擎里，利用搜索語法在搜索框輸site:zoominfo.com “manager” “jewelry” inurl:people，這個搜索的含義是，搜索jewelry行業(yè)的老板信息。通過這種搜索方法，可以突破一些網站的付費限制，把決策關鍵人的信息挖出來，其中有不少是帶有Email地址的。
InsideView，這個工具是個集成CRM和用戶查找挖掘功能的一體化軟件，預算多的企業(yè)可以考慮購買。
針對某一具體行業(yè)的聯(lián)系信息的搜索，比較常見的搜索語法可以是：“ jewelry ‘contact us’”、“jewelry Email‘us’”、“jewelry mail ‘us’”、“need jewelry”、“buy jewelry”、“sell jewelry”、“find jewelry”用的時候可以舉一反三。
為提高效率，企業(yè)可以用Firefox瀏覽器并加裝autopager自動翻頁插件，此插件的功能是將所有搜索結果都顯示在一個頁面里，只要滾動鼠標滾輪，在同一屏幕里自動翻頁，把所有結果顯示在一個頁面中，方便了信息的提取。配合Email提取軟件很容易把里面的Email地址提取出來，或者沒有軟件可以用Ctrl+H快捷鍵查找“@”符號，將Email提取出來。
第二問：如何利用Email發(fā)送工具？
aweber.com、constantcontact.com、getresponse.com等都是業(yè)界口碑不錯的發(fā)送平臺，它們都提供試用。mailerking.com是相對比較經濟的發(fā)送平臺，在國外常用于做小規(guī)模Email營銷。
發(fā)送平臺、發(fā)送軟件是發(fā)送前的郵件內容編輯、發(fā)送的成功保證。如果使用以上平臺，基本上是可以保證成功率80%～90%的。利用個人郵箱發(fā)送時如果選用免費郵箱，基本上無法完成大批量發(fā)送，hotmail、yahoo郵箱都有每天發(fā)送或每小時發(fā)送限制，免費信箱發(fā)個上百封就達到發(fā)送上限了。
Email發(fā)送前要檢測，一方面檢查Email地址是否有錯寫，另一方面要查一下Email地址的name server記錄，以確定此Email是否存在。避免使用敏感詞匯。諸如：Exciting、interview、 opportunity、 discover、 overseas、 free、Viagra、Guarantee、Credit Card, 這些詞出現(xiàn)在Email里很容易被對方的Email系統(tǒng)誤認為是垃圾郵件被打入垃圾箱，如果非用這些詞，需要改變寫法為ExXciting, oppXortunity, over-seas, frXee。還需要注意的是：不能過度使用click here,特別是大寫。
對于郵件的發(fā)送頻率，以保持經常性接觸為主，基本經驗是保持兩周一次、一般性 詢盤 郵件最好的發(fā)送時間是對方的周二或周三。
第三問：如何監(jiān)測客戶郵件開發(fā)效果？
通常對于 外貿 Email營銷的效果判斷指標有幾個: 到達率，軟、硬退信，打開率，點擊率和轉化率。
到達率是指成功發(fā)送的郵件百分比；軟退信是指由于收件方郵件服務器的原因沒有形成反應形成退信，例如郵箱滿了；硬退信是指在一個域名中并不存或在這樣的用戶郵件內容中含有某些被認為不能發(fā)送的程序或其他信息，郵件將無法被發(fā)送產生退信；打開率是指發(fā)送成功的郵件里有百分之多少被打開了；點擊率是指打開的郵件中有多少百分比的鏈接被點擊了；轉化率是指在打開的鏈接中，有百分之多少的人填表注冊或有反饋。這些都是評價Email營銷效果的重要統(tǒng)計數(shù)據(jù)，發(fā)送平臺上都能提供這些數(shù)據(jù)的監(jiān)測。
其中轉化率，按實際操作的發(fā)送經驗看，每次量級在萬封，轉化率大概是每發(fā)送1000封，基本能有1～7個注冊回應。
影響這幾個指標的實現(xiàn)， 外貿 企業(yè)主要的顧慮：一是郵件發(fā)送量不夠，一天最多發(fā)100封，發(fā)了大部分也沒回復，基本沒效果；二是擔心大量的群發(fā)郵件被定義為垃圾郵件。其實國外對于垃圾郵件有一個專門的判定標準：SPAM（郵件濫用）。在美國相關組織和政府機構認定中，群發(fā)郵件中符合幾點要求：不包含虛假或誤導性的標題信息、欺騙性的主題、發(fā)出的電子郵件中留給收件人選擇退出方法以及商業(yè)電子郵件被確定為一個廣告，包括發(fā)件人的有效郵政地址，就不會被認定為濫發(fā)郵件，也就不會被郵件發(fā)送平臺所屏蔽。
第四問：如何編輯有效的Email營銷內容？
創(chuàng)造信任使用你的名字和公司的Email地址，做一個誘人的主題，但不要夸張或有欺騙性。用對方的名字，做一個誘人的Email主題，標題不要太長，建議在50個字符以內，包含6～8個詞。首字母大寫，使用“” 、用省略號引發(fā)對方的好奇心。例：Hi Dave, “I know It’s Friday But…”；Hi Rob, “Inside This Email We Have Included...”；Hi Mary, “I Must Apologise For…”。
每一封郵件都設定具體的主題首先撰寫醒目的標題，正文內容要和收件人相關性強。如果需要分組發(fā)送，則傳達的內容也應分組。最好的內容是一封郵件對應一個主題信息，讓每封Email的內容都不相同。要實現(xiàn)這點，企業(yè)前期在提取Email地址的時候，同時提取的對方姓名、公司、地址、電話等信息。部分郵件發(fā)送平臺都支持動態(tài)化的內容，比如如下格式：HiXXUser NameXX,I know you are the manager of XXCompany NameXX,類似這樣的操作就可以把對方姓名和公司名定義進Email里，從而制作出每封內容不同的Email。
設計閱讀者主動回復郵件內容不易過長，但需在郵件里附帶鏈接地址，直接將閱讀者鏈接到銷售頁、填表頁或視頻頁。不要指望收件人通過回復Email這種方式來拿 詢盤 ，相比之下，通過添加鏈接把對方引導到你的主頁面去瀏覽或注冊比回復Email要容易得多。通過讓對方了解更多內容，會進一步增加瀏覽到 詢盤 的轉化，進而讓瀏覽者在你的主頁面上注冊或留言，實現(xiàn)主動回復。
巧用call to action和PS（Postscript） 傳統(tǒng)上，外貿網商沒有明確的剔除call to action的作用，但是經過調查。通常call to action經常在信尾用“please don't hesitate to contact us, if you need any help.”這樣的客套話基本上沒有“殺傷力”。企業(yè)不妨嘗試采用鏈接或圖片來做call to action。另外談談PS的作用，據(jù)國外的研究發(fā)現(xiàn)：76%的PS都被閱讀，所以要帶PS。用法如：PS: Only a few registered importers and supplier in South China.
