第一步：篩選詢問信函
將詢問信函分類，不要收信就回，我們可將信件依可能性分為幾類？
a.有稱呼的詢問信---這是比較仔細，有禮貌的客人，會一一打上收信人的稱呼。
b.有提起詢問產(chǎn)品的信---至少他很明白的告訴你他對你的什么產(chǎn)品感興趣。
c.簡單介紹他們公司背景的---表示他有心引起你的興趣，愿意多讓你知道他一點。
上述這類信函，發(fā)信的人比較用心，至少他會對你的回復又反應?？梢粤腥牖匦诺哪繕丝蛻?。
a.沒有稱謂也沒有提到產(chǎn)品名稱，只是告訴你對你公司有興趣的。標準格式，一定是亂撒詢問信的，你只是他碰撞到的其中之一而已。
b.一開始就要你寄報價單和樣品。這種人八成沒做過生意，那有一開始就要樣品的。
c.任何不情的要求，如給邀請函，投資訊息，合作信息等等。這有很多是第三世界的剛出道做生意的朋友，如果你只是一個職員，你無法為公司做任何決定，還是不要浪費這個時間。這會添麻煩而已。
第一步大約可以篩選出30%的潛在目標客戶，其他的如果覺得棄之可惜，可以放在最后，當練習的目標吧。
第二步：回復詢問信函
篩選出來的客人，不要馬上依他的要求發(fā)報價單或目錄給他，可以立即回復一封反詢問信函，表示你已收到對方來信，但有些不明白的地方，有關產(chǎn)品，款式，才質，數(shù)量等需求的了解都可以問，甚至問他的市場，及公司的性質，告訴客人，這有助于你向他推薦你們的產(chǎn)品。回信時，如果知道客人的 First name ，可以稱呼對方的名字，或是MR.姓。這個動作是增加顧客得回復率，制造多一點的機會與客人互動。這個動作很重要，表示他們如果在第一步已經(jīng)獲得他們要的訊息，他就不會回你，如果他回了，那么你下一個報價的動作，成功率就會高一點。
第三步：報價
報價給有回復的客人，但在報價的步至少要對客人有20%的了解。包括客人是那里的？買什么東西？批發(fā)商，還是零售商？如果他能告訴你他經(jīng)常購買的量更好。報價時，請客人不管價格可否接受，都能回復給你，因為這有助于你明白你是否還有地方需要改進（這里要盡量委婉，不是諂媚），如果對方是要找工廠，你可以隨報價單附上部分工廠的照片，自己有網(wǎng)頁的可邀請客人瀏覽你得網(wǎng)站，讓他更了解你們的產(chǎn)品與規(guī)模也是必要的。
第四步：客人接到報價單有回復并索取樣品
可以衡量自己公司的規(guī)定回復客人，盡量提到要樣品費，或是可提供免費樣品，但對方必須付運費，以了解客人的誠意度。
通常能依這個程序走到第四步，那么客人的成功率就會很高，我們的同仁們大部分都是依這個程序跟客人交流，評估下來，大概的成功率有50%，但是由于客人對我們而言都太小了，所以多半我們只是借以了解市場罷了。
網(wǎng)上與未見面或還沒成交的客人交流，有些忌諱是必須要避免的。絕對不要跟客人以MSN 或 ICQ的方式交流，因為如果沒見過面以這種方式交流，很容易造成不必要的表錯情或輕率，導致客人流失。國內的貿易起步較晚，又正逢E時代的來臨，很多進入這個行業(yè)的年輕人，應用互聯(lián)網(wǎng)非常得心應手，因此他們的交流方式已逐漸的E世代化，隨意，隨性，盡情揮灑感情，但是這在國際貿易的領域里，是完全不一樣的。
生意是現(xiàn)實的，是殘酷的，容易來，容易去的資訊時代，仍舊需要用心去細細體會，得來不應純屬偶然，失去也不是必然。大家如果不能明白互聯(lián)網(wǎng)只是一個工具，不是生意的全部。很容易在每次敗陣下來的挫折感中失去自己。折剎了年輕的羽翼，是何等可惜的事。 另外注意下下面的問題：
1.結合自己的產(chǎn)品特點和優(yōu)勢，仔細選擇資料中的客戶，挑選出可能適合你的客戶群。你的產(chǎn)品特點和優(yōu)勢是你吸引新客戶的最大亮點。而新客戶愿意與您接觸，無外乎幾種情況：
一是你的產(chǎn)品是新開發(fā)的，客戶需要增加這樣的新產(chǎn)品，產(chǎn)品本身對客戶很有吸引力；
二是客戶對原來的供應商不滿意，而您正好有同類產(chǎn)品可提供；
三是客戶對產(chǎn)品的需求量增加，原來的供應商無法滿足客戶對量的需求，客戶本身需要尋求新的供應商；
四是您的產(chǎn)品正好是客戶在進口的，而您的質量相同或更好，價格上具有明顯的競爭優(yōu)勢。
所以面對幾百家甚至幾千家進口商，您的選擇是非常重要的。千萬不要每家都聯(lián)系一下，希望廣種薄收，而事實上一家也深入不下去。同時選擇客戶一定要客觀，千萬不要在自己沒有足夠的條件和實力的情況下去聯(lián)系超級進口商。生意還是有所謂的“門當戶對”的。WALMART的生意誰都希望做，但WALMART對供應商的選擇還是有比較高的門檻的。相反，一些中小型的進口商可能更容易接觸和接近。
2.聯(lián)系客戶的心態(tài)一定意義上決定新客戶是否愿意和您深入接觸。千萬不要給新客戶一種急于求成的感覺。不要讓客戶覺得您的企業(yè)必須馬上有新的訂單才可以生存。生意也是一種姻緣，只有雙方都覺得合適的時候才有真正的生意。一定要給新客戶這樣一種感覺：我們有穩(wěn)定的銷售渠道，但我們的企業(yè)是進取和開拓的，與您聯(lián)系是同時給你我一種新的機會。
3.聯(lián)系方法上，如果您有比較好的英語條件，我們建議首次聯(lián)系盡量采用電話和傳真相結合的方式。通過電話，盡量找到這家公司的具體與您的產(chǎn)品相對口的部門的采購經(jīng)理或具體人員。知道他的名字和他的傳真是第一步，如果您發(fā)出去的傳真上有具體負責這類產(chǎn)品的收件人和您的產(chǎn)品的簡要介紹以及您的產(chǎn)品網(wǎng)址，而采購商對您的產(chǎn)品也有興趣，那么他一定會回復您的。在以后的聯(lián)系中，您就可以與具體的人員進行E-MAIL往來了。千萬不要采用郵件群發(fā)或傳真群發(fā)的方法聯(lián)系客戶，群發(fā)的結果可能就是永遠沒有回復。目前國外對垃圾郵件甚至垃圾傳真已經(jīng)相當反感，這也是大多數(shù)進口商特別是采購經(jīng)理不愿公開電子郵件地址的重要原因。
4.建立專門展示產(chǎn)品的英文網(wǎng)站對聯(lián)系和開發(fā)新客戶非常重要，既可以給新客戶詳盡的產(chǎn)品介紹，又可以避免過早的產(chǎn)品傳遞帶來的昂貴費用。網(wǎng)站中的產(chǎn)品內容越專業(yè)，越詳盡，越具體越好。甚至最好做到對產(chǎn)品的包裝，裝箱尺寸和毛重，凈重的介紹，使客戶一目了然。
5.對于一時沒有下定單的新客戶，千萬不要急于催促，更不要輕易放棄。可以過一定時期給客戶傳遞一些新產(chǎn)品圖片。只要您比別人做得好，客戶最后是屬于您的。
先是一個好業(yè)務員，才能是一個好的外貿業(yè)務員！
